Planners en projectmanagers kunnen wel eens botsen. In deze blog kijken we naar de drijfveren van planners en projectmanagers. Zo begrijpen we waarom ze anders in de wedstrijd zitten, maar zien we ook waar ze elkaar kunnen vinden. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
We gaan de drijfveren bespreken aan de hand van de theorie van Management Drives van Clare W. Graves. Graves ontwikkelde een theorie van zeven drijfveren, waarmee je het menselijk functioneren beter kan begrijpen. Iedereen draagt de meeste drijfveren in zich, maar de volgorde en intensiteit is voor iedereen anders. Dit verklaart waarom mensen verschillend functioneren.
Figuur 1: De 7 waardensystemen
De planner
De planner is een typische procesbewaker. De primaire drijfveer van de planner is het ordenen van de resource planning, gevolgd door de macht drijfveer. Een planner zal het planningsproces strak organiseren en als afspraken niet nagekomen worden, dan zal hij of zij macht gebruiken.
De drijfveer op resultaat (competitie) en de sociale drijfveer ontlopen elkaar niet veel. Dit komt omdat de planner ten eerste ervoor zorgt dat de juiste mensen op een project worden ingepland en er daarnaast ook op let dat personeel zich voldoende kan ontwikkelen.
Figuur 2: Typisch profiel van een planner
Motivatie
De planner houdt van orde en zekerheid is en is op zijn of haar best in een omgeving waar het algemeen belang wordt benadrukt en het goede voorbeeld wordt gegeven. De planner raakt gedemotiveerd als collega’s het niet zo serieus nemen met de regels en procedures. Hij of zij heeft een hekel aan te laat komen en irriteert zich behoorlijk als het afwijken van de regels onbestraft blijft.
Hoe ze projectmanagers zien
Door het verschil in drijfveren zien planners de projectmanagers als onberekenbaar en egoïstisch. Dat komt omdat projectmanagers de belangen van hun eigen projecten altijd voor laten gaan. Daarnaast hebben ze een focus op resultaat dat ze belangrijker vinden dan de regels en dat is nou net waar planners niet tegen kunnen. De planners hechten meer belang aan een goed proces (de regels volgen) en geloven dat dit automatisch tot het juiste resultaat leidt.
De projectmanager
De projectmanager is een gedreven organisator en de focus op resultaat is voor hem of haar de primaire drijfveer (competitie), gevolgd door de ordening en macht. Hij of zij zal doelgericht projecten organiseren en bij weerstanden neigen naar het gebruik van macht. De macht drijfveer scoort hoger dan de sociale drijfveer, wat betekent dat de projectmanager makkelijk het conflict zal aangaan ongeacht de gevolgen.
Figuur 3: Typisch profiel van een projectmanager
Motivatie
Een projectmanager raakt gemotiveerd als hij of zij kansen krijgt en focust zich op de te behalen resultaten Ze raken gedemotiveerd als hun ondernemerschap beperkt wordt of als de doelen ter discussie worden gesteld. Een projectmanager is competitief en wil graag boven collega’s uit steken. Tot slot kan een projectmanager er niet goed tegen als zijn of haar status en prestaties ontkent worden.
Hoe ze planners zien
Door het verschil in drijfveren zien projectmanagers planners als weinig flexibel. Ze vinden dat planners de doelen van hun projecten niet begrijpen. Omdat regels voor planners heilig zijn, ervaren ze de plannen vaak als een vervelende politieagent. Dit irriteert de projectmanagers, want die halen juist alles uit de kast om de beoogde resultaten van de projecten te behalen. Ze ervaren de regeldrift van de planners als contraproductief.
Conclusie
In de communicatie met projectmanagers zullen planners zich altijd afvragen: “Wordt er afgeweken van de lopende afspraken en regels?”. De projectmanagers denken op hun beurt “Wat levert dit op?” of “Draagt dit bij aan het resultaat?”. Dit verschil in denken leidt tot ander gedrag en een andere vorm van communicatie. Dat levert botsingen op tussen planners en projectmanagers. Nu is bewustwording van elkaars drijfveren vaak al het halve werk om goed met elkaar samen te kunnen werken.
De planner kan zich proberen te verplaatsen in de positie van de projectmanager. De planner denkt vaak vanuit een bedrijfsbreed belang en uiteindelijk wordt dat belang ook gediend als de projectmanager zich op het resultaat van het project focust. Een goede stap in de richting van de projectmanager is om de planner de de projectmanager het gevoel te geven dat hij of zij met hem meedenkt.
De projectmanager moet daarentegen beseffen dat de planner in het belang van het gehele bedrijf verantwoordelijk is voor een goed en strak planningsproces en daar horen nu eenmaal regels bij. De regels kunnen wel een tikje gebogen worden, maar de projectmanager moeten weten wat de absolute grens is die de planner heeft opgesteld.
Samenvattend kan een planner een projectmanager uitstekend aanvullen en ondersteunen in het organiseren van zijn of haar project. De projectmanager kan de planner helpen om handelingen te zien in het licht van het bedrijfsbelang. Samen komen zij tot een efficiënte inzet van medewerkers op projecten die tot de beste resultaten leiden voor de projecten en het bedrijf.
