In sommige organisaties kunnen vergaderingen ontzettend lang duren. Soms is dit ook echt nodig, maar al te vaak voelt dit toch als verloren tijd. In veel bedrijven wordt er dan ook gezocht naar manieren om zo efficiënt mogelijk te vergaderen. In dit artikel geven we je 4 tips om je vergadering zo efficiënt mogelijk in te richten.
Externe vergaderlocatie
Het boeken van een externe vergaderlocatie heeft veel verschillende voordelen. Zo ben je even weg van kantoor, wat kan zorgen voor nieuwe inspiratie. Zeker bij unieke locaties kan dit een groot effect hebben. Wil je bijvoorbeeld een externe, Rotterdamse vergaderlocatie? In De Kuip kan je kamers boeken, die ook inspirerend zullen werken op de deelnemers van de vergadering. Daarnaast kan je op een externe vergaderlocatie niet gestoord worden. Zo kan je aan één stuk door je vergadering uitvoeren.
Apparatuur
De apparatuur in de vergaderruimte is essentieel. In de 21e eeuw kan een goede vergaderlocatie niet meer zonder snelle wifi. Daarnaast kan de aanwezigheid van schermen, beamers, flipovers, luidsprekers, etc. bijdragen aan het visualiseren van een onderwerp. Daarnaast is het van belang dat deze apparatuur altijd goed werkt: niets is frustrerender dan een meeting beginnen met het fixen van een beamer. Bescherm u bedrijfs gegevens met een VPN bij het gebruik van publieke wifi!
Vooraf een agenda maken
Het vooraf maken van een agenda kan ervoor zorgen dat er tijdens een vergadering niet te ver afgedwaald wordt van de onderwerpen die besproken worden. Zorg dus altijd dat je de onderwerpen die je in een vergadering bespreekt altijd van tevoren al afgebakend hebt.
Uitgebreid notuleren
Het notuleren tijdens een vergadering is van cruciaal belang voor de efficiëntie van een vergadering. Veel punten worden namelijk een paar uur na de vergadering al vergeten, of vervagen in ieder geval. De meeting zelf wordt er niet korter van, maar de punten die eruit naar voren komen zullen wel preciezer opgevolgd worden. Ook deze nazorg van de vergadering draagt natuurlijk bij aan de efficiëntie die vanuit de vergadering voortkomt.
