Iedereen heeft er wel eens last van: je zoekt dat ene belangrijke document, maar hebt geen idee waar deze gebleven is. Natuurlijk is hier sinds de digitalisering van het bedrijfsleven al een verbeterslag gemaakt, maar raken er nog steeds wel eens bestanden kwijt. Binnen een organisatie worden namelijk veel documenten opgeslagen, bewerkt, verwijderd en verplaatst. Hierdoor kan het soms lastig zijn om een document terug te vinden. In dit blogbericht hebben we tips verzameld over hoe je de documentopslag binnen jouw organisatie overzichtelijker in kan richten.
Mappenstructuur
Het overzicht begint natuurlijk allemaal bij een logische mappenstructuur. Op deze manier kan je eenvoudig duizenden documenten filteren tot een selectie met documenten die voor jou relevant zijn. Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van de gewenste mappenstructuur zodat iedere collega zich gemakkelijk wegwijs kan maken in het digitale archief.
Benamingen van documenten
Om eenvoudig te kunnen zoeken of het juiste document te kunnen selecteren, is het van belang dat de documenten een goede benaming krijgen. Sla een document dus nooit op als Document1. Kies altijd een uitgebreide benaming die beschrijft waar het document over gaat. Net als bij de mappenstructuur, helpt consistentie hier ook ontzettend bij het vinden van het juiste document. Wanneer een serie documenten altijd een afwijkend format heeft qua benaming, kan dit erg verwarrend zijn. Stem de benaming van documenten dus ook altijd goed af met je collega’s.
Document management
Document management is een overkoepelende term voor veel technieken om een (digitaal) archief zo overzichtelijk mogelijk te maken. De twee bovenstaande zijn hier een onderdeel van, maar in principe is het een stuk breder dan dat. Met een goed document management systeem (DMS) zorg je er bijvoorbeeld voor dat meta gegevens van documenten altijd ingevuld worden. Daarnaast krijg je duidelijke inzichten in wat er met je document gebeurt van aanmaken, tot publicatie, tot distributie.
