Er zijn in Nederland een hoop payrollbedrijven. Niet zo gek, aangezien payroll de afgelopen jaren enorm hard gegroeid is. Overweeg jij ook om jouw personeel te laten verlonen door een payrollpartij, maar heb je geen idee hoe je een geschikte partij vindt? In deze blog lees je waar je op moet letten, zodat je de juiste keuze maakt.
Er zijn een aantal belangrijke speerpunten om op te letten:
Prijs-kwaliteitverhouding payroll
Prijs
Een lage prijs is fijn, maar goede zorgen voor werknemers is nog veel belangrijker. En soms liggen de prijs en service ver uit elkaar. Kijk dus verder dan de prijs. Misschien is de prijs wel laag, maar zijn grote kostenposten niet meegenomen. Of is de service heel slecht. Bij een goede payroller betaal je een vaste kostprijs per gewerkt uur. Zo weet jij zeker dat je nooit te veel betaalt.
Kwaliteit
Payrollbedrijven moeten zich altijd aan de wet- en regelgeving houden. En deze veranderen wel vaker dan eens. Vraag dus goed of nieuwe wetten regelmatig worden gecontroleerd en of cao’s worden gehandhaafd. Heeft een payrollorganisatie een in-house juridische afdeling? Dan mag je zeker aannemen dat de kennis van wet- en regelgeving altijd up-to-date is. En heb jij een ingewikkeld, juridisch vraagstuk? Dat hoef je dan niet zelf uit te zoeken. De jurist van de payroller geeft jou snel en correct advies.
Betrouwbaarheid van payroll
Om er zeker van te zijn dat je met een betrouwbare partij in zee gaat is het belangrijk om de betrouwbaarheid te verifiëren. Dit kan je onder andere doen door de certificeringen van de payrollpartij te controleren. Let hierbij op de volgende twee certificeringen:
NEN 4400-certificering
Van payrollers die de NEN 4400-certificering hebben gekregen, weet je zeker dat ze van onder tot boven zijn gecontroleerd. Dit certificaat komt van de SNA-stichting (Stichting Normering Arbeid) en wordt pas uitgedeeld als alles in orde is bevonden en de partij voldoet aan de normen zoals vastgelegd in het Handboek Normen SNA en is opgenomen in het Register Normering Arbeid. Om zeker te weten dat een payroller dit certificaat daadwerkelijk heeft gekregen, raadpleeg je het register op de website van SNA.
ISO-certificering
Het ISO certificaat vertegenwoordigt een internationaal erkende norm voor kwaliteitsmanagement. Met het behalen van het certificaat toont de payroller aan garant te staan voor kwaliteit en permanente kwaliteitsverbetering en in staat te zijn om producten en diensten te leveren volgens de gemaakte afspraken. ISO 9001 wordt ook wel als volgt vertaald: zeg wat je doet, doe wat je zegt en bewijs het!
Een ander belangrijk controlepunt is:
G-rekening
Controleer of een payrollorganisatie een G-rekening heeft. Een goede payroller heeft zeker een G-rekening. Op deze rekening staat geld dat alleen gebruikt kan worden om de Belastingdienst te betalen. Met deze rekening is het niet mogelijk om andere betalingen te doen. De G-rekening geeft jou als inlener de bescherming tegen een aansprakelijkheidskwestie aangezien het btw-bedrag dat voor de belastingdienst bedoeld is, op de G-rekening terechtkomt.
Samenwerking
Het is belangrijk om voor jezelf goed op een rijtje te zetten wat jij belangrijk vindt. Wat zijn jouw wensen en behoeften. Wil je alle personeelsadministratie uitbesteden? Of zoek je alleen een partner die je helpt om de gewerkte uren uit te betalen? Heb jij weinig wisseling in personeel en is het niet erg als de processen wat ingewikkelder zijn? Of heb je veel seizoen medewerkers en wil je digitaal snel nieuwe medewerkers kunnen inschrijven? Wanneer jij precies weet wat je uit de samenwerking met een payroll partij wil halen, vallen er al snel een aantal partijen af.
Ga in ieder geval nooit zomaar een samenwerking aan! Ga eerst in gesprek over de mogelijkheden, de prijs en de betrouwbaarheid. Stel alle vragen die je hebt en kom erachter of een partij transparant is en professioneel overkomt. Payroll select is een betrouwbare partij met een transparant tarief, een in-house juridische afdeling en uiteraard alle benodigde certificeringen. Vraag eens een kennismakingsgesprek aan!
