Vergaderen, iedereen kent het wel. Waar de een het fijn vindt om te sparren en uiteindelijk tot een goed besluit te komen, vind de ander het te lang duren en heeft weinig aandacht. Wanneer een vergadering chaotisch verloopt en beëindigd wordt met een vaag besluit is dit zonde van de tijd en het geld. Het is daarom belangrijk om zo efficiënt mogelijk te werk te gaan tijdens een vergadering. Hieronder vind je een aantal tips.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Een effectieve vergadering vergt een goede voorbereiding. Maak een week van tevoren een agenda en stuur deze naar de aanwezige. Door dit ruim van tevoren te doen kunnen er eventueel nog agendapunten worden toegevoegd aan agenda of kunnen er opmerkingen wordt gemaakt. Bepaal van tevoren ook het doel van de vergadering. Moet er een belangrijk besluit worden genomen of is het een brainstormsessie?
Zorg voor een goede omgeving
Vergaderruimtes op kantoor zijn vaak niet inspirerend. Dit kan de effectiviteit van de vergadering negatief beïnvloeden. Kies daarom eens een keer voor een andere omgeving. Is het een zeer belangrijke vergadering? Wees dan niet bang op uit te pakken. Ga voor een unieke vergaderlocatie. Een van de meest unieke vergaderruimte Rotterdam is De Kuip. Het is niet alleen het mooiste stadion van Nederland, maar ook een perfecte vergaderlocatie. De Kuip biedt 17 verschillende vergaderruimtes die verschillen in capaciteit. Voor ieder wat wils dus!
Tijdspanne
Zorg ervoor dat de vergadering niet te lang duurt. Wil je echt efficiënt vergaderen? Houd het dan bij 20 tot 30 minuten en las een korte pauze in. Heb je veel zaken te bespreken? Houd het dan maximaal bij een uur en zorgt voor koffie en gebak of een uitgebreide lunch om even de gedachten te verleggen. Dit houdt de deelnemers scherp en gefocust.
