Persoonlijk contact met fysieke interactie is belangrijk voor goede en heldere communicatie. Niet alleen privé, maar zeker ook zakelijk. Met alle beperkingen die de huidige Coronacrisis met zich meebrengt, is videoconferencing dé oplossing. Maar hoe creëer je de beste thuiswerkplek? Met de beste technologie, software en workflows?
Met zoveel opties voor online vergadertools is het maken van de juiste keuze extra lastig. De belangrijkste eerste stap? Breng uw behoeften in kaart. Welke functies moet apparatuur voor videovergaderen hebben? Hoeveel mensen moeten tegelijkertijd kunnen inbellen?
Thuiswerkprocessen
Het is belangrijk dat je de regels voor thuiswerken communiceert naar alle medewerkers. Moeten mensen altijd beschikbaar zijn of alleen tijdens geplande online vergaderingen? Een bijgewerkte agenda helpt. Zo kan snel en gemakkelijk een videogesprek worden gepland.
Wanneer is videovergaderen als communicatiemiddel geschikt?
Videovergaderen is niet altijd het juiste kanaal voor elk doel. Wanneer wel?
- Deelnemers bevinden zich op verschillende locaties
- Persoonlijk (oog)contact is belangrijk voor je
- Je wilt bestanden (met name presentaties) delen
- Interactie tijdens de vergadering, hetzij mondeling, hetzij via de chatfunctie, is belangrijk
Videovergaderen is een prima oplossing als je jezelf herkent in één of meerdere van de hierboven genoemde punten.
Haal de kantoorsfeer in huis
Een goede laptop, toetsenbord, headset, muis en muismat maken uw medewerkers efficiënter en is de investering meer dan waard.
“Gebruik je online vergader tools? Zorg dan voor een VPN-verbinding”
Veilig internet
Hetzelfde geldt voor veilig internet. Als je thuis werkt is de internetverbinding meestal redelijk veilig. Wil je veiliger zijn en gebruik je gratis online vergadertools? Gebruik dan een VPN-verbinding.
Bied interne ondersteuning
Als jij en je video conferencing deskundige hebben besloten welke oplossing het beste bij jouw probleem past en de oplossing is geïmplementeerd, dan ben je er nog niet. De organisatie moet het systeem en de nieuwe manier van werken omarmen. Niet iedereen heeft direct vertrouwen in nieuwe technologieën. Daarom is het belangrijk dat je medewerkers meeneemt in het proces en overtuigt van het gemak de voordelen van deze nieuwe manier van vergaderen. Een goede training kan daarbij helpen en het vertrouwen vergroten.
En tot slot: testen, testen, testen
Test alle systemen en raadpleeg een professionele partij en om te zien welk systeem het beste bij uw wensen past.
