Het schatten van de kosten van jouw congres lijkt een beetje op koorddansen – een fantastische prestatie als het goed wordt gedaan, maar een verkeerde stap kan je veel geld kosten. Als je de kosten van kritieke elementen voor verschillende prijspunten begrijpt, kan je een budget opbouwen dat op schema ligt en in lijn is met jouw evenementdoelen. Een goed begrip van de prijsklassen helpt je ook om een balans te vinden tussen kwaliteit en betaalbaarheid, slimmere keuzes te maken bij het vinden van locaties en leveranciers en het prijzen van jouw evenementtickets.
Daarom een kleine handige schatting van de congres kosten samengesteld. Hier een aantal kosten waar je rekening mee moet houden. Let op, het is in dollars dus omreken naar euro’s is een aanrader.
#1 De locatie
Geschatte kosten: + $ 950 tot + $ 1.250 per uur voor de evenementruimte
Van alle kosten voor een evenement is de locatie één van jouw belangrijkste budgetitems. Het is ook één van de meest uiteenlopende als het gaat om de prijsklasse. Houd rekening met de factoren die van invloed zijn op de prijs van jouw locatie:
- Plaats
- Soort locatie
- Grootte
- Insluitingen
#2 Een app voor congresgebeurtenissen
Geschatte kosten (voor prijzen voor congressen): + $ 1.500
Met een app voor aangepaste evenementenplanning kan je inhoud delen met deelnemers om hen enthousiast te maken over het evenement, maar je kan ook jouw merk delen en diepere verbindingen smeden tijdens de conferentie. Een evenement-app kan ook mensen aanmoedigen zich te registreren, vooral degenen die op het hek staan. Andere voordelen van het gebruik van een app voor jouw evenement zijn onder meer:
- Directe feedback over een sessie of de algehele evenementervaring
- Meldingen over last-minute wijzigingen, zoals sprekers, locaties en tijden
- Projecteer jouw inhoud in realtime op een scherm
- Zorg voor enquêtes na het evenement en live polling
#3 Eten en drinken
Geschatte kosten: + $ 125 tot $ 200 per persoon, per dag voor drie maaltijden en twee snacks
Als de prijzen van jouw locatie maaltijden, snacks en koffie omvatten, hebt je mogelijk geen afzonderlijke F&B-kosten. Maar las F&B jouw verantwoordelijkheid is, moet je bepalen hoeveel mensen je voedt en hoeveel je ze gaat voeren. Jouw budget hangt van het feit of je om 07:00 uur wafel- en omeletstations klaar hebt staan voor de aanwezigen, of datje gasten voor zichzelf laat zorgen voordat je ’s ochtends om 09:00 uur begint met koffie en gebak.
Een aantal punten waar je op moet letten wanneer je een congres wilt houden op een congreslocatie in Rotterdam bijvoorbeeld.
